Comprar ou alugar caixas-palete? O cálculo que fazemos com os nossos clientes

Todos os verões recebemos a mesma chamada: "preciso de caixas-palete para a campanha, sai-me melhor comprá-las ou alugá-las?". A resposta honesta é que depende de quatro ou cinco números que o cliente tem e nós não, e que quase ninguém se senta a pôr numa folha. Quando os põe, a decisão costuma cair sozinha.

Aqui tem o método que usamos com os nossos clientes: que variáveis meter, quais se esquecem sempre e como interpretar o resultado. Sem fórmulas estranhas. Com uma folha de cálculo e dez minutos tem-no pronto.

Duas perguntas prévias que às vezes lhe poupam o cálculo

Antes de somar seja o que for, responda a isto. Se a resposta for clara, já não precisa da folha.

• Vai usar as caixas-palete mais de uma campanha por ano, ou o ano todo? Se a embalagem roda de forma contínua, armazém, indústria, linha de desmancha, comprar ganha quase sempre. O aluguer está pensado para picos.

• Tem sítio onde as guardar onze meses? Um Big Box de 1200 × 1000 × 780 mm vazio ocupa o que ocupa. Se tiver de alugar uma nave para as guardar, esse custo vai contra a compra e costuma decidir a partida.

Como calcular o custo por caixa-palete e por campanha?

Compare sempre o mesmo: o que lhe custa ter uma caixa-palete disponível durante uma campanha. As variáveis são estas.

Para comprar:

• O seu preço de compra por unidade (nova ou em segunda mão revista).

• Os anos de vida útil que espera dar-lhe. O HDPE aguenta muitas campanhas se não for maltratado, mas ponha um número conservador consoante o seu manuseamento.

• Campanhas por ano em que a usa.

• Custo de armazenagem fora de campanha: metros quadrados ocupados pelo seu preço.

• Perdas e reposição: que percentagem do seu parque desaparece ou se parte todos os anos.

• Reparações: pés e patins são consumíveis, e trocam-se (veja acessórios).

• Valor residual: o que lhe derem por elas quando as retirar. Nós compramos caixas-palete usadas, pelo que esse número não é zero.

Para alugar:

• Tarifa por caixa-palete e por período de aluguer.

• Transporte de ida e de volta, se não estiverem incluídos.

• Dias reais que as tem, incluindo a margem de segurança antes e depois do pico.

• Encargos por unidades não devolvidas ou danificadas.

E depois a conta: custo anual de comprar = (preço de compra − valor residual) ÷ anos de vida + armazenagem + perdas + reparações. Compare-o com a fatura de aluguer de uma campanha. Divida ambos pelo número de caixas-palete e já está a comparar peras com peras.

Um exemplo orientativo

Os números que se seguem são inventados para ilustrar o método, não são as nossas tarifas. Substitua-os pelos seus.

Imagine uma caixa-palete que compra por 100 (unidade arbitrária), calcula-lhe 8 anos de vida e estima um residual de 20 no final. A amortização sai a 10 por ano. Se lhe somar 2 de armazenagem, 3 de perdas e 1 de reparações, tem 16 por caixa-palete e ano. Se o aluguer de uma campanha lhe sair abaixo de 16, alugar ganha; se sair acima, comprar. E se usar a caixa-palete em duas campanhas por ano, esses 16 repartem-se pelas duas e comprar afasta-se ainda mais da concorrência.

Atenção a um detalhe: o residual e a vida útil são as duas variáveis que mais movem o resultado e as duas que mais se estimam a olho. Se tiver dúvidas, calcule com o cenário pessimista. Se ainda assim compensar comprar, decisão tomada.

O que quase ninguém mete na conta

• O custo financeiro. Comprar 500 caixas-palete imobiliza caixa mesmo antes da campanha, que é quando pior vem a calhar. O aluguer converte esse investimento em gasto corrente e deixa o circulante livre.

• A flexibilidade de volume. Se a sua produção varia muito de um ano para outro, comprar para o ano bom significa ter parada uma quantidade grande de embalagem no ano fraco. Uma fórmula muito saudável é comprar a base que usa sempre e alugar o pico.

• A disponibilidade. O aluguer reserva-se; em plena campanha o stock manda. Se vai alugar, não deixe para o último momento.

Fiscalidade: investimento face a gasto

Em termos gerais, a compra é uma imobilização que se amortiza ao longo de vários exercícios, enquanto o aluguer é um gasto dedutível no exercício em que se paga. Isto muda quando o dinheiro é deduzido, não quanto lhe custa a caixa-palete. É um argumento de tesouraria, não de custo real, e convém confirmá-lo com o seu contabilista: cada estrutura e cada exercício são diferentes.

Resumo: quando cada opção

• Compra se usa as caixas-palete mais de uma campanha por ano, tem onde as guardar e o seu volume é estável.

• Aluguer se o seu uso é puramente sazonal, não tem nave livre ou quer cobrir um pico pontual sem imobilizar caixa.

• Misto se o seu volume oscila: parque próprio para a base de produção e aluguer para o que ultrapassar.

• Compra em segunda mão se quer o custo por uso da compra sem o desembolso inicial da embalagem nova.

Se nos passar os seus números, caixas-palete necessárias, semanas de campanha, se tem nave, devolvemos-lhe as duas opções orçamentadas para que compare por si próprio. Pode pedir orçamento ou ligar-nos e vemos isso em cinco minutos.